如何为您的 WordPress 网站设置共享 Gmail 收件箱

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您需要为您的 WordPress 网站设置共享 Gmail 收件箱吗？

如果您想让您的团队更轻松地处理 WordPress 网站的电子邮件，那么创建共享收件箱是最佳选择。它可以让团队中的每个人从一个地方查看并回复电子邮件，确保没有任何遗漏。

在本指南中，我们将向您展示在 WordPress 中设置共享 Gmail 收件箱的 3 种方法。

为什么 WordPress 需要共享电子邮件收件箱？

如果您要启动一个企业网站，那么您很快就会需要一个共享的企业电子邮件收件箱来支持您的运营。

在 WPBeginner，我们使用共享的专业电子邮件收件箱来处理数百条日常消息，例如合作伙伴请求和附属机构。这使我们的团队保持一致，并帮助我们有效地回复每封电子邮件。

其他 Awesome Motive 品牌（例如 WPForms 和 OptinMonster）也使用共享企业电子邮件收件箱。他们用它们来收集所有客户问题和支持请求，从而更容易快速响应。

Gmail 是否提供共享电子邮件收件箱功能？

Gmail 本身不提供共享收件箱功能。虽然从技术上讲您可以创建新的 Gmail 地址并共享密码，但我们强烈建议您不要这样做。

密码共享会带来安全风险，例如未经授权的访问以及难以跟踪访问帐户的人员。此外，团队中的每个人都可以访问所有电子邮件，这可能会让他们接触到敏感信息。

另一种选择是使用 Google 网上论坛作为共享收件箱。

根据我们的经验，此功能快速且免费，但它并不是作为团队接收和发送电子邮件的最有效方式。此外，它不具备简化沟通和提高电子邮件响应时间所需的功能。

因此，本教程将向您展示 3 种为 WordPress 网站创建共享 Gmail 收件箱的解决方案。您可以使用下面的快速链接跳至您想要的方法：

方法 1：使用 GrooveHQ 设置共享 Gmail 收件箱（推荐）

第一种方法是使用 GrooveHQ，它是市场上最好的帮助台软件之一。这是我们在 WPBeginner 中用来收集所有营销和合作伙伴电子邮件的方法，自始至终都是一种顺利的体验。

第 1 步：将 Groove 与您的 Gmail 帐户连接

要使用 Groove，您需要访问他们的网站并单击“立即购买并保存”按钮。

接下来，只需使用 Gmail 或其他电子邮件地址注册 Groove 帐户即可。

所有 GrooveHQ 计划都包含注册后 7 天的免费试用期，您可以在试用期结束之前或试用期结束后选择订阅。欲了解更多信息，请查看我们完整的 GrooveHQ 评论。

创建帐户后，Groove 将向您显示完成设置的任务清单。

要设置共享 Gmail 收件箱，只需在“创建收件箱”步骤中单击“连接 Gmail”即可。

然后，您将选择一个将连接到 Groove 的 Gmail 帐户。

只需选择一个帐户并通过同意屏幕即可完成连接。

完成后，您将返回 Groove 网站为您的收件箱命名。您可以考虑收件箱的用途。如果是为了客户支持，则只需将其命名为“客户支持”。

完成此操作后，继续点击“连接您的 Gmail 帐户”。

接下来，您需要选择 Groove 应导入的电子邮件历史记录量。您可以选择的最远期限是 1 年。

您还可以选择他们可以导入的电子邮件是否应处于“打开”或“关闭”状态，以及是否也需要导入电子邮件标签。

配置完这些设置后，单击“开始导入并将我带到我的收件箱”。

然后，当您探索收件箱界面时，导入将在后台运行。

第 2 步：邀请您的团队成员加入 Groove

现在您已将 Gmail 电子邮件帐户与 Groove 连接起来，让我们邀请一些团队成员，以便您可以开始向他们分配任务。

在 Groove 电子邮件收件箱的右上角，单击您的个人资料头像，然后在下拉菜单中选择“邀请团队成员”。

接下来，您需要插入团队成员的电子邮件地址。每个都需要位于单独的行中或用逗号分隔。

在下面，选择这些用户的访问类型。您有三个选项：管理员、代理（适用于支持人员）或精简版（适用于不需要直接与电子邮件收件人交谈但想要在对话中添加注释的团队成员）。

每次添加新团队成员时，您只能选择一种访问类型。如果某些团队成员需要不同类型的访问权限，那么您需要重复此步骤。

完成后，只需单击“下一步”。

在此阶段，继续选择这些团队成员应该有权访问哪些收件箱。例如，如果您要添加支持代理，那么他们很可能只需要访问客户服务收件箱。

之后，点击“邀请”。

现在，Groove 会向您的团队成员发送一封电子邮件邀请到您的收件箱。

他们只需单击那里的按钮即可访问 Groove。电子邮件如下所示：

第 3 步：将 GrooveHQ 小部件添加到您的 WordPress 网站

Groove 没有官方的 WordPress 插件，但您可以使用其小部件代码将您的 WordPress 网站与 Groove 连接。我们将使用免费的 WPCode 插件来执行此操作，因为它使添加自定义代码片段变得安全、简单且易于管理。

我们建议先安装此 WordPress 插件，然后再继续执行其余步骤。

完成此操作后，返回 Groove 页面并单击您的个人资料头像以打开下拉菜单。然后，单击“设置”。

在“设置”页面中，选择左侧边栏中的“小部件”。

之后，单击“创建您的小部件”按钮。

在下一个屏幕上，继续为您的小部件命名。

它可以是一些简单的内容，例如“支持小部件”。

然后，选择您希望小部件具有哪种 Groove 功能。除了用于接收客户或合作伙伴电子邮件的联系表单外，您还可以使用该小部件启用实时聊天功能。

您还可以选择为常见问题创建知识库。

完成后，单击底部的“下一步”。

下一步是自定义小部件本身。在这里，您可以添加公司徽标、更改默认小部件颜色以及修改小部件的图标样式。

方便的预览将向您展示自定义后的小部件的外观。

如果滚动到底部，您需要选择用户打开小部件时第一个屏幕看到的功能。

主屏幕意味着您已启用的所有 Groove 功能都将显示在此处。因此，如果您启用实时聊天和联系表单功能，那么用户将同时看到它们，并且他们可以选择最适合自己需求的一个。

或者，如果您仅将 Groove 用于共享电子邮件收件箱，则可以选择“先联系表单”。

做出选择后，您可以单击“安装并完成”。

在此阶段，Groove 将生成一个安装代码，供您插入网站上的 标记之前。

在这里，只需点击“复制代码”。

现在，打开 WordPress 管理区域并转到代码片段 » 页眉和页脚。

然后，只需将之前的代码粘贴到“标题”部分，然后单击“保存更改”。

就是这样。接下来您需要做的就是访问您的网站并查看小部件是否正常工作。您还可以尝试一下该小部件，使用它向您的共享电子邮件收件箱发送测试电子邮件。

这是我们的小部件在演示网站上的样子：

方法 2：使用 Heroic Inbox 创建共享 Gmail 收件箱

GrooveHQ 使初学者可以轻松设置共享 Gmail 收件箱，几乎不需要任何技术设置。

但是，这意味着您需要使用 WordPress 中的单独软件来查看和管理您的共享电子邮件。这对某些人来说可能不方便，因为您必须在不同平台之间切换。

如果您更喜欢使用 WordPress 插件，那么我们推荐 Heroic Inbox。此帮助台插件可让您将 WordPress 网站与 Gmail 连接、创建共享电子邮件收件箱并邀请其他团队成员在收件箱内进行协作。

也就是说，请注意 Heroic Inbox 没有像 GrooveHQ 这样的小部件。它仅在 WordPress 仪表板中为您使用的企业电子邮件帐户设置共享电子邮件收件箱。

此外，设置时间比第一种方法稍长，因此请务必仔细阅读每个步骤。

第 1 步：设置 Heroic Inbox 插件

首先，您需要在 HeroThemes 网站上购买 Heroic Inbox 计划，因为该插件没有免费版本。您可以在我们完整的 HeroThemes 评论中了解有关定价的更多信息。

购买计划后，您应该将帐户详细信息、下载链接和许可证密钥发送到您的电子邮件。您可以使用电子邮件中的链接下载该插件。

然后，打开 WordPress 管理区域来安装插件。有关分步说明，您可以阅读我们有关如何安装 WordPress 插件的初学者指南。

插件安装并激活后，系统将要求您插入许可证密钥。继续执行此操作，完成后单击“激活”按钮。

现在，您将看到将电子邮件收件箱添加到 Heroic Inbox 的两个选项：通用或 Gmail。

只需选择“Gmail”选项即可继续。

接下来，您将看到一个屏幕，要求您输入 Google Workspace 应用凭据。

Heroic Inbox 将为您提供授权重定向 URI，您需要在创建 Google Workspace 应用时输入该 URI。它是应用程序向授权服务器（如 Google 或 Facebook）注册的特定 URL，以安全地接收身份验证响应。

在下一步中，我们将向您展示如何创建 Google 应用程序来获取 Heroic Inbox 的凭据。

第 2 步：为 Heroic Inbox 创建 Google Workspace 应用

首先，访问 Google Cloud 控制台网站。如果您尚未登录 Google Workspace 帐号，现在就可以登录。

之后，单击页面左上角的“选择项目”菜单。

将出现一个弹出窗口，要求您选择一个项目。

由于我们正在为 Heroic Inbox 创建新的 Google Workspace 应用，因此只需选择窗口右上角的“新项目”即可。

在此阶段，您需要填写您的项目名称。它可以是您稍后可以轻松识别的内容，例如“英雄收件箱项目”。

您还需要选择在 Google Cloud 中存储项目的位置。您可以选择“无组织”，然后单击“创建”按钮。

下一步是导航到搜索栏并查找“Gmail API”。

找到 Google API 后，继续选择它。

在下一页上，单击“启用”。

这将使 Gmail 代表该插件接收和发送电子邮件。

您现在已启用 Gmail API，但仍需要将其与 Heroic Inbox 连接。

现在，单击“创建凭据”按钮。

此时，您可以选择要使用的 API 类型。只需点击“Gmail API”即可。

至于数据，选择“用户数据”。完成后，单击“下一步”。

接下来，您可以上传要在 Google 同意屏幕中使用的徽标（可选），并插入您的开发者联系信息。您可以为此使用您自己的电子邮件。

之后，单击“保存并继续”。

下一步是关于权限范围，可以选择配置。

Heroic Inbox 建议保留它，这样您就可以向下滚动到这一步之后的步骤。

在 OAuth 客户端 ID 步骤中，您需要选择应用程序类型，应为“Web 应用程序”。

然后，您可以填写应用程序名称。它可以像“英雄收件箱集成”一样简单。

现在，您可以返回之前的 Heroic Inbox 插件设置页面，该页面为您提供了授权重定向 URI。继续复制它。

之后，返回 Google Cloud 并将其粘贴到相应的字段中。

完成后，单击“创建”。

然后，Google Cloud 将生成您的 OAuth 2 客户端 ID 和客户端密钥。

您可以在该页面上找到您的客户 ID。然后，单击“下载”将客户端密钥文件下载到您的计算机上。

在此阶段，导航至 Google Cloud 中的“OAuth 同意屏幕”菜单。

然后，单击“发布应用程序”，使 API 不再处于测试模式。

最后，您可以再次打开之前的 Heroic Inbox 插件页面。您可以将客户端 ID 和客户端屏幕粘贴到相应的字段中。

注意：您需要在记事本等文本编辑器中打开客户端密钥文件。确保仅复制 "client_secret":" 和 " 之后的部分。

完成后，点击“验证”。

在下一个屏幕上，单击“选择邮箱”按钮。

然后，您将被重定向以选择要链接到 WordPress 的 Gmail 帐户。

您可以随时重复此步骤来添加更多 Gmail 收件箱。

选择帐户后，选中同意屏幕上的所有复选框。这是为了确保 Heroic Inbox 正常工作。

然后，点击“继续”。

如果连接成功，您将返回 Heroic Inbox 插件页面，并看到一条文字：“Heroic Inbox 已就绪！”

您还可以单击“测试邮箱配置”按钮向自己发送一封使用 Heroic Inbox 插件制作的测试电子邮件。

您可以查看下面的屏幕截图，看看成功的测试电子邮件是什么样子的。

就是这样！

第 3 步：将 WordPress 用户添加到您的邮箱

现在您已将 Heroic Inbox 与 Gmail 连接起来，您可以开始添加用户来访问收件箱。

您所需要做的就是转到 WordPress 管理面板中的Heroic Inbox » Dashboard 。然后，您会在那里找到您的邮箱。只需单击三点菜单并选择“邮箱设置”。

在这里，切换到“用户”选项卡。

然后，您必须单击“添加用户”将新的 WordPress 用户添加到收件箱。

现在，继续从下拉菜单中选择一个用户，并为他们选择正确的角色。您可以为他们分配邮箱用户或管理员角色。

完成后，单击“添加用户”。

就是这样。您已成功为您的 WordPress 博客或网站设置共享 Gmail 收件箱。

方法 3：使用 Google 网上论坛创建共享 Gmail 收件箱（免费）

如果您正在寻找免费的共享收件箱工具来设置共享 Gmail 收件箱，那么您可以使用 Google 网上论坛来实现此目的。这种方法的缺点是界面不如其他两种方法那么用户友好，并且您可能会收到每天可以发送的电子邮件数量的限制。

也就是说，如果您有一个小团队，并且您正处于小型企业的早期阶段，那么 Google 网上论坛可能是一个很好的临时解决方案。

首先，登录您的 Gmail 帐户。然后，转到 Google 网上论坛网站并点击“创建群组”。

然后，您需要为您的群组命名并创建新的群组电子邮件。

如果您使用个人 Gmail 帐户，则您的域名将为 @googlegroups.com。但如果您有自定义域名，则组帐户将使用该域名。

完成后，单击“下一步”。

之后，您可以配置您的隐私设置。

在这里，您可以将您的 Google 群组设置为可公开搜索、仅允许受邀成员加入，并决定群组成员和群组管理员可以执行哪些操作。

如果您完成此页面，请单击“下一步”。

下一步是添加成员。在这里，只需在群组成员、群组管理员或群组所有者字段中输入团队成员的电子邮件地址即可。

您还可以选择“每封电子邮件”进行订阅。这意味着每个群组用户都会在收到新电子邮件时收到通知，而不是批量收到通知。

完成后，点击“创建组”。

创建群组后，导航至侧边栏中的“群组设置”，然后选择“常规”。

然后，找到启用其他 Google 网上论坛功能部分并选择“协作收件箱”。完成后，只需单击“保存更改”按钮即可。

现在，您可以继续使用此电子邮件作为您的 WordPress 管理员电子邮件地址和/或用于 WordPress 联系表单、弹出窗口等。这样，每当您收到网站访问者的消息时，您都会收到通知。

额外提示：使用 WP Mail SMTP 提高 WordPress 电子邮件送达率

虽然 WordPress 是一个优秀的网站构建平台，但它并不是发送电子邮件的好选择。这是因为许多 WordPress 网络托管服务未设置为使用负责发送电子邮件的 PHP mail() 函数。

因此，由 WordPress 网站直接发送的电子邮件通常无法送达。

这就是 Gmail 和其他电子邮件服务提供商不使用 PHP mail() 函数的原因。相反，他们使用基于 SSL/TLS 的 SMTP 设置来发送和接收电子邮件。

值得庆幸的是，您可以在您的网站上使用 WP Mail SMTP 插件。该插件将配置您的 WordPress 网站使用 SMTP 设置（包括 Gmail 的 SMTP 服务器）而不是 PHP 函数发送电子邮件。这样，您的电子邮件将被送达，而不是最终进入垃圾邮件文件夹。

您可以在我们的终极指南中了解有关如何使用任何主机设置 WP Mail SMTP 的更多信息。

我们希望本文能帮助您了解如何为您的 WordPress 网站设置共享 Gmail 收件箱。您可能还想查看有关如何创建电子邮件通讯的 WordPress 教程以及我们专家精选的最佳联系表单插件。

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